Fichage au Travail : quels sont les pratiques autorisées et les recours ? (2/2)

La découverte du fichier des intérimaires du Leroy Merlin de Valence contenant des commentaires insultants, très loin de l’appréciation des simples compétences professionnelles, relance le débat sur le fichage en entreprise. Alors… Quels sont les droits et les obligations d’une entreprise et des salariés en la matière ?

Un fichage des salariés autorisé… sous conditions.

Pour des questions d’efficacité et de meilleur suivi des personnels, chaque direction a l’habitude de construire des tableaux de bord et autres tableaux de suivi. Ils permettent notamment de synthétiser l’identité du salarié, sa gestion de carrière, ses compétences, ses absences, ses retards, … Nous en avons tous déjà vu-sinon déjà construit ou rempli.

Cependant, l’article L.1222-1 du Code du Travail rappelle que « les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, à un salarié ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’évaluation de ses aptitudes. »

Ainsi, par exemple, « Si je dois mettre à disposition d’une personne une tenue professionnelle, je peux avoir besoin de la taille d’un salarié, ou de sa pointure. Mais si je n’ai pas cette nécessité-là, je n’ai pas à obtenir cette information personnelle », explique Maître Eric Rocheblave, avocat spécialiste en droit du travail au barreau de Montpellier.

Interdiction de commentaires subjectifs.

Par ailleurs, la CNIL et la Loi Informatique et Liberté ont souligné que si les zones de commentaires sont autorisées, en revanche elles doivent être rempli avec beaucoup de circonspection, les commentaires y figurant devant être « pertinents, adéquats et non excessifs » et le responsable du fichier devant « faire en sorte d’empêcher que des commentaires subjectifs, outranciers voire insultants y figure. Il peut prévoir des menus déroulants, un système de filtrage de mots clés ou bien vérifier régulièrement leur contenu ». 

Information des salariés et droit d’accès au fichier.

Les salariés doivent être informés de leurs droits. Et notamment, ils doivent être informés, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes d’évaluation utilisées par l’entreprise et des techniques de collectes de données personnelles (système de notation, entretien annuel, …).

Les salariés doivent également être informés de l'identité du responsable, de la finalité poursuivie, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses, des conséquences d'un défaut de réponse, des destinataires ainsi que de leur droit d'accès

Enfin, si les données collectées sont enregistrées sur support informatique, l’entreprise devra par ailleurs le déclarer à la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés), et devra autoriser le salarié à obtenir une copie de son dossier (c’est-à-dire de l’intégralité des données enregistrées à son propos). On notera cependant que pour les fichiers des ressources humaines, il est en général possible de réaliser une déclaration simplifiée en référence à la norme 46.

L’employeur n’est d’ailleurs pas autorisé à conserver les données en question au-delà de la période d’emploi du salarié concerné, sauf « lorsqu’il s’agit de se prémunir contre une éventuelle action en justice d’un ancien salarié. Il faut alors les stocker sur un serveur spécifique, accessible à un nombre limité de personnes et prévoir une traçabilité des consultations » précise la CNIL.

Recours possible devant la CNIL en cas d’infraction.

« Il va falloir apporter la preuve d’un préjudice. Montrer que telle qualification n’était pas objective ou est discriminante, qu’elle a eu des conséquences sur une évolution de carrière, une rémunération de manière injuste » explique Me Rocheblave.

Sous cette réserve, la CNIL peut bien entendu sanctionner les comportements abusifs. « Les sanctions peuvent aller d’un avertissement public comme l’a fait récemment avec un organisme spécialisé dans l’aide aux devoirs, jusqu’à une sanction financière. La CNIL peut également transmettre les éléments dont elle dispose à la justice si elle constate des infractions pénales » précise la Commission sur son site.