Absence d’un salarié : quelques conseils sur les démarches à effectuer

L’absence d’un salarié peut être fortement préjudiciable pour une entreprise, qui doit alors compenser son absence en réorganisant le travail des autres salariés. Face à une telle situation, il convient pour l’employeur d’adopter la bonne attitude. Pour cela, l’équipe juridique droit-travail-france.fr vous propose aujourd’hui 5 conseils à appliquer en cas d’absence injustifiée d’un salarié.

1° Ne jamais considérer l’absence comme une démission

L’absence d’un salarié ne doit en aucun cas être considérée comme une démission (le salarié pouvant justifier de son absence jusqu’au Tribunal des Prud’hommes). En effet, le salarié doit avoir manifesté sa volonté claire et non équivoque de démissionner. En l’absence d’une telle manifestation, l’employeur doit continuer de prévoir du travail pour le salarié. De plus, la démission signée par le salarié est préférable en termes de preuve, pour éviter une requalification en licenciement sans cause réelle et sérieuse.

2° Vérifier que le salarié ne soit pas autorisé à s’absenter

L’employeur peut éventuellement vérifier si son salarié est en formation. En effet, certaines situations engendrent un congé autorisé par défaut au salarié, notamment lorsque le salarié a formulé une demande de formation à son employeur qui ne lui a pas répondu en retour. Tel est le cas du Congé Individuel de Formation (CIF), pour lequel l’absence de réponse à la demande du salarié vaut accord.

L’employeur peut également vérifier si une demande de congé n’aurait pas été transmise au service concerné.

3° Attendre l’éventuel arrêt maladie du salarié

Si un salarié est absent sans que l’employeur l’ait autorisé, le premier réflexe à adopter est d’attendre de recevoir un arrêt de travail du salarié. En effet, en cas d’arrêt maladie, le salarié dispose d’un délai fixé par la convention collective (souvent de deux jours ouvrables suivant la date d’absence) pour transmettre son arrêt de travail. Il est donc inutile de contacter le salarié avant l’expiration de ce délai, sauf en cas de réunion ou de dossier importants.

Remarque : attention, si l’absence du salarié est due à des relations tendues avec ses collègues ou sa hiérarchie, contacter le salarié pourrait constituer un élément de harcèlement.

4° Mettre en demeure le salarié de reprendre son poste ou de justifier son absence

Si l’employeur a procédé à toutes les vérifications nécessaires et que l’absence est bien injustifiée, il est fortement recommandé de mettre en demeure le salarié de reprendre son poste. L’employeur devra privilégier la lettre recommandée, à titre de preuve. L’employeur peut éventuellement, dans cette lettre, faire part de la désorganisation de l’entreprise due à l’absence injustifiée et rappeler au salarié qu’il risque une sanction professionnelle. Une deuxième mise en demeure est possible si la première est restée infructueuse.

5° Convoquer le salarié à un entretien disciplinaire

L’employeur qui, après mise en demeure envers le salarié restée infructueuse, peut entamer une procédure disciplinaire à l’encontre du salarié . Quelle que soit la sanction envisagée, il est conseillé de respecter la procédure de convocation et d’entretien. De cette façon, si la sanction envisagée est un licenciement pour faute grave ou faute lourde (qui serait justifié du fait de la désorganisation du travail), l’entretien obligatoire aura déjà eu lieu.